De voordelen van online portalen voor salarisprofessionals
Salarisverwerking zonder invoerfouten
Laatst sprak ik een salarisprofessional. Hij zei: "Ik verzorg de loonadministratie voornamelijk voor timmerlieden, die willen geen portaal. Die weten niet hoe ze daarop moeten inloggen.“
Reactie uit de markt:
"Mijn klanten willen geen portaal"
Op de eerste plaats begrijp ik dat standpunt heel goed. Tegenwoordig moet je namelijk bijna overal een account voor hebben.
- AVG/ NIS2:
- De realiteit is, dat volgens de AVG, je documenten met gevoelige informatie niet zomaar per e-mail mag sturen. Daar staan weliswaar geen sancties voor tegenover, maar met de NIS2 in het verschiet (vanaf okt. 2024) gaat daar verandering in komen.
- Een veronderstelling:
- Op de tweede plaats merken we vaak dat de aanname: “Mijn klant wil geen online portaal.” Een veronderstelling is en dat de klant een online portaal wél handig zou vinden. Het is simpelweg nooit eerder aan de klant voorgelegd.
- Schaalbaarheid:
- Op de derde plaats ben je meer tijd kwijt met het verzamelen en verzenden van de loongegevens wat impact heeft op de groei en schaalbaarheid van je bedrijf.
- Onnodig risico
- Als laatste verhoog je zonder portalen onnodig de risico's op invoerfouten wat je boetes kan kosten.
Voldoe aan NIS2 regelgeving
Werk met portalen:
Stel je voor dat je nooit meer op zoek hoeft te zijn naar een e-mailbericht met mutaties of dat de klant nooit meer contact met je op hoeft te nemen als hij een specifiek loondocument wil inzien. Alles kan dan in het portaal gevonden worden.
Eenvoudige mutaties verwerking
Mutaties binnen op één centrale plek
Tevens zorg je ervoor dat de processen gestroomlijnder worden. Zo komen alle mutatie op één plek bij je binnen in de software. Als je bedrijf dan groeit, doordat je voor de klanten portalen hebt geactiveerd, kun je bij de indiensttreding van jouw nieuwe werknemer zeggen: “Dit is de plek waarop alle mutaties binnenkomen”. Dan hoeft je nieuwe werknemer nooit te zoeken in ‘oude’ e-mailtjes om te achterhalen wat er in het verleden gestuurd is. Alles komt binnen, wordt verwerkt en verstuurd via één centrale plek.
Toegang tot documenten
Loondocumenten publiceren
In het verleden moest je na het aanmaken van de aangifte de aangifte daadwerkelijk verzenden. De documentatie opslaan, het e-mailadres van de klant opzoeken, een e-mail opstellen, de bijlage niet vergeten en vervolgens de e-mail versturen.
Zodra je gebruik maakt van portalen, verstuur je de aangifte en dat zorgt ervoor dat de aangifte op het portaal van de klant komt te staan, en vervolgens wordt de klant via e-mail automatisch op de hoogte gebracht dat er nieuwe documentatie klaar staat.
salarisprofessionals met portalen
Wat eerder 7 handelingen kostte in 10 minuten, wordt 1 handeling in 10 seconden.
Dat is, volgens SALAR Software; De Kracht van Eenvoud.
- - Geautomatiseerde processen voor repeterende taken.
- - Overzichtelijk en gestroomlijnd verloop
- - Geen invoerfouten meer
- - AVG (NIS2) technisch op orde
Verhoog de effictientie
Verminder de kans op fouten
De weerstand tegen online portalen voor je klanten heeft meestal te maken met de onbekendheid met inlogprocedures en frustratie over de toename van online accounts voor verschillende diensten. Maak je geen gebruik van portalen? Dan resulteert dat in inefficiënte documentverzending en vergroot het risico op fouten en dus boetes en reputatieschade.
voordelen online portalen
Bevorder bedrijfsgroei
Door klanten te laten profiteren van de voordelen van een online portaal, stroomlijn je de processen, verhoog je de efficiëntie en verminder je de kans op fouten en reputatieschade, Tegelijkertijd bied je hierdoor een betere service en wordt de bedrijfsgroei bevorderd.