Ga per werknemer naar:

Personeelsgegevens → Basisgegevens → onderaan: E-mailadres

Vul hier het juiste e-mailadres in.

Dit adres wordt gebruikt:

om het ESS-account te activeren

om notificaties te sturen als er een loonstrook klaarstaat

Klik rechtsboven op het icoon met de negen puntjes.

Kies Instellingen.

Vink de optie Werknemersportaal / ESS aan.

Sluit het instellingen-scherm.

Na het activeren verschijnt in hetzelfde menu een nieuwe optie: ESS (Employee Self Service).

ESS-accounts aanmaken en werknemers uitnodigen

1. Ga opnieuw naar het icoon met de negen puntjes.

2. Kies ESS.

3. Klik op ESS-accounts toevoegen.

Je ziet nu een lijst met:

• alle werknemers

• BSN-nummers

• e-mailadressen
  
  

1. Vink alle werknemers aan.

2. Klik rechtsboven op Opslaan.

3. Bevestig de vraag: “Gebruikers aanmaken voor de geselecteerde werknemers?” → Ja.

4. SalarFusion maakt nu voor iedere werknemer een account aan.

5. Kies vervolgens Ja bij de vraag of je een e-mail wilt versturen.

Elke werknemer ontvangt nu:

• ✅ een uitnodigingsmail

• ✅ met het eigen e-mailadres als gebruikersnaam

• ✅ en een automatisch gegenereerd wachtwoord (dit kunnen ze na inloggen zelf wijzigen)

Vanaf dit moment is het werknemersportaal actief. De volgende stap is het publiceren van de loonstroken.

Ga naar het Dashboard van de werkgever.

Je ziet een blok Publiceren waarin staat dat bijvoorbeeld periode januari berekend is, maar nog niet gepubliceerd.

👉 Klik op de status van deze periode.

Je ziet een overzicht van alle werknemers.

1. 1. Vink alle werknemers aan.

2. Klik op Publiceren en e-mail verzenden.

Resultaat:

✅ De loonstroken worden in het werknemersportaal geplaatst.

✅ Werknemers ontvangen een e-mail dat er een loonstrook klaarstaat.

Voor de volgende periode (bijvoorbeeld februari) herhaal je dezelfde stappen:

In elk scherm vind je aan de rechterkant een groene help-button.

👉 Klik op het groene help-icoon.

Er opent een hulpscherm met uitleg over het scherm waarin je op dat moment zit.

Wissel je van scherm (bijvoorbeeld van Verloningsinstellingen naar Periodegegevens), dan ververst de hulp automatisch mee.

Zo heb je altijd context-afhankelijke uitleg bij de hand, direct in SalarFusion.

Dit zijn onderdelen die nog aangevuld moeten worden vóór je de werknemer kunt verlonen.

👉 Klik op een blok (bijvoorbeeld Contractgegevens) → SalarFusion brengt je direct naar het juiste scherm.

Vul daar de gegevens in (bijv. contract bepaalde tijd, schriftelijk, oproepovereenkomst).

Klik op Opslaan → het blok wordt groen.

Voorbeeld:

Bij Verloningsinstellingen → Loonaangiftegegevens stel je de arbeidsverhouding in, bijvoorbeeld Arbeidsovereenkomst → Opslaan → blok wordt groen.

Werknemerwizard handmatig oproepen

Ben je al in een werknemer bezig en is de wizard niet zichtbaar?

👉 Klik aan de rechterkant op het toverstokje.

De werknemerwizard opent opnieuw, zodat je snel ziet welke onderdelen nog aangevuld moeten worden.

De inhoud van deze e-mails kun je aanpassen.

Klik op het icoon met de negen puntjes.

Kies E-maildefinitie.

Je ziet een lijst met e-mailtypen, zoals:

Salarisgegevens ESS geactiveerd (uitnodiging voor het portaal)

👉 Klik op een e-mailtype om de huidige tekst te bekijken.

✅ Klik op het potlood-icoon om de tekst te wijzigen.

Pas bijvoorbeeld de afsluiting aan van SalarFusion Beheer naar je eigen bedrijfsnaam.

Scroll naar beneden en sla de wijzigingen op.

Vanaf dat moment ontvangen werknemers e-mails met je eigen bedrijfsnaam in de tekst.

Wil je e-mails laten verzenden via je eigen domein (bijvoorbeeld jouwbedrijfsnaam.nl)?

Ga naar het icoon met de negen puntjes.

Kies Instellingen.

Activeer de e-mailserver.

Vul de e-mailservergegevens in die je van je systeembeheerder of IT-partner krijgt.

👉 Daarna worden e-mails vanuit je eigen domein verzonden, via SalarFusion.

✅ Ga naar het menu Digitaal via het icoon met de negen puntjes.

✅ Kies Loonaangifte.

Links bovenin kun je schakelen naar Alle werkgevers.

Je ziet een overzicht van alle werkgevers waarvan de aangifte nog niet is verstuurd.

✅ Vink de werkgevers aan.

✅ Klik rechtsboven op Doorgaan en dien de aangiften in.

SalarFusion verstuurt nu voor alle geselecteerde loonheffingnummers de loonaangifte naar de Belastingdienst.

✅ Ga opnieuw naar het menu Digitaal.

✅ Kies Pensioen.

✅ Schakel naar Alle werkgevers.

✅ Vink de werkgevers aan

Klik op Doorgaan en verstuur de pensioenaangifte voor alle geselecteerde werkgevers.

Ga naar het printer-icoon.

Kies Werkgever in plaats van Dienstbetrekking.

Je ziet o.a.:

Journaalpost

Loonstaat

Opdrachtbrief

Overzicht aangifte loonheffingen

Elk overzicht kun je:

✅ als PDF opslaan

✅ Als Excel exporteren (handig voor verdere bewerking of analyse)

✅ Of publiceren op het portaal met de knop 'Publiceer'.